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文章导读:导读 10大经典的项目管理工具:①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简……各位看官请向下阅读:

导读

10大经典的项目管理工具:①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简单单的10张工具表格,浓缩了项目管理的知识与方法。

上一节,我分享了《项目组成员表》背后的逻辑、工具的用法、经验要点,这里,先做一个简单的回顾:

要把项目组成员的名单都罗列出来,形成一个有效的团队;成员角色和职责要写清楚,职责分明、各司其职;领导审核并签字确认。

这节,我们接着来看10大经典项目管理工具的《第二张工具表格:项目范围说明书》

每个人的思维方式都不一样,比如,技术人员,习惯从技术的角度去考虑问题,而,业务人员,则满脑袋都是业务思维。所以,在很多项目组中,业务和技术,通常想不到一块。

比如,常常,业务人员觉得新增一个功能或者改动一个功能,非常简单,而,技术人员,死活不干,因为,这涉及到很多的基础数据、架构、设计、代码,然后就是大量的返工。

所以,为了在源头上,规避范围的变动风险,就需要白纸黑字,把范围描述清楚,因此,就有了项目范围说明书,界定好项目的边界,哪些工作是必做的、哪些是非必须的。

如下示例:

此表,包含了6个部分,基本情况、项目描述、里程碑计划、评价标准、约束条件、干系人。

各栏目填写要点:

①基本情况:名称、编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期,这些都很清楚了,不多说,都是立项时必须的;

②项目描述:有两项内容,背景目的和目标;

1.背景和目的:此栏,需要体现出项目的价值,告诉大家,这个项目很有意义,大家要多多支持;2.项目目标:项目管理,是以目标为导向的,就是目标管理的方法,通过对项目总体目标,向下分解为多个子目标,然后,逐个实现。因此,在此栏,要罗列出已经达成共识的时间、成本、质量的目标,包括了关键的交付物;

③里程碑计划:项目的实施,通常是阶段性交付的,什么时候完成什么阶段、交付哪些成果,要体现在这一栏,里程碑,就是关键节点,是项目实施过程中比较大的关键节点。比如,什么时候完成设计、什么时候完成编码、什么时候完成测试、什么时候上线等;

④评价标准:此栏,体现的是项目的验收标准。一般情况下,这些验收标准,都会直接体现到项目的合同(或者合同的附件项目工作说明书)中,这也是项目成功与否的标准,更是项目收款的依据;

⑤假设和约束:这栏,很多PM经常都会忽略,项目的实施,都是在特定的项目外部环境中进行的,比如,公司的环境、行业的环境、市场的环境、乃至社会的环境,这些外部环境的改变,项目组是无能为力的,就像合同中,总有一些"不可力拒"的因素存在。当这些条件出现时,是需要重新评估项目,重新制定项目目标的,也就是,推倒重做。在这栏,把这些条件,统统列出来。当然,这些条件,也可以帮助PM挡掉很多的业务上的"不合理需求";

⑥干系人:对项目有影响的人,都列出来,提醒PM需要持续关注这些人,并与之保持一定频率的沟通。

好了,做个小结

综上所述,项目范围说明书,界定了项目的边界范围,定义了项目的目标及验收标准,并通过里程碑节点,大致描述了项目的整体计划。通过此表,我们就能了解到项目:

①为何存在?(背景、目的)②做什么事?(范围)③谁来做?(干系人)④做到什么程度?(标准)⑤什么时候做完?(里程碑节点)

一张工具表,就把项目讲得清清楚楚、明明白白!

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