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文章导读:很多人会做漂亮的表格,自信满满地给老板汇报,老板突然冒出一句话:你给我看下公司员工的学历分布情况。 这个问题能瞬间让很多人傻眼,自然少不了老板的一顿叼。其实数据筛选并不难,只要认真学,10分钟轻松搞定!……各位看官请向下阅读:

很多人会做漂亮的表格,自信满满地给老板汇报,老板突然冒出一句话:你给我看下公司员工的学历分布情况。

这个问题能瞬间让很多人傻眼,自然少不了老板的一顿叼。其实数据筛选并不难,只要认真学,10分钟轻松搞定!

数据筛选

在大量数据中,有时只有一部分数据可以分析和参考,此时可以利用数据筛选功能筛选出有用的数据,然后在这些数据范围内进行进一步的统计和分析。Excel提供了【自动筛选】【自定义筛选】和【高级筛选】3 种筛选方式,下面我们将介绍各功能的具体实现方法。

实战:对员工业绩数据进行简单筛选

要快速在众多数据中查找某一个或某一组符合指定条件的数据,并隐藏其他不符合条件的数据,可以使用Excel中的数据筛选功能。

对数据进行筛选是分析数据时常用的操作之一。一般情况下,在一个数据列表的一个列中含有多个相同的值。使用【自动筛选】功能会在数据表中各列的标题行中出现筛选下拉列表框,其中在列表框中会将该列中的值(不重复的值)一一列举出来,用户通过选择即可筛选出符合条件的相应记录。可见,使用自动筛选功能,可以非常方便地筛选出符合简单条件的记录。

例如,要在【员工业绩表】中筛选二分区的相关记录,具体操作步骤如下:

Step01 执行筛选操作。复制【数据表】工作表,并重命名为【二分区数据】,选择要进行筛选的A1:H22单元格区域中的任意单元格,单击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【筛选】按钮,如图1-1 所示。

Step02 设置筛选条件。经过上步操作,工作表表头字段名的右侧会出现一个下拉按钮。单击【员工姓名】字段右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选中【二分区】复选框,单击【确定】按钮,如图1-2所示。

Step03 查看筛选结果。经过上步操作,在工作表中将只显示所属分区为【二分区】的相关记录,且【所属分区】字段名右侧的下拉按钮将变成一个漏斗形状,如图1-3所示。

实战:筛选出符合多个条件的员工业绩数据

利用自动筛选功能不仅可以根据单个条件进行自动筛选,还可以设置多个条件进行筛选。例如,要在前面筛选结果的基础上再筛选出某些员工的数据,具体操作步骤如下:

Step01 设置多个筛选条件。复制【二分区数据】工作表,重命名为【二分区部分数据】,单击【员工姓名】字段名右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选中【陈永】【刘健】和【周波】复选框,单击【确定】按钮,如图2-1所示。

Step02 查看筛选结果。经过上步操作,将在刚刚筛选后的数据上再筛选出陈永、刘健和周波3个人的相关记录,且【员工姓名】字段名右侧的下拉按钮也变成漏斗形状,如图2-2所示。

实战:自定义筛选员工业绩数据

简单筛选数据具有一定的局限性,只能满足简单的数据筛选操作,所以很多时候还是需要自定义筛选条件的。相比简单筛选,自定义筛选更灵活,自主性也更强

在Excel2019 中,可以对文本、数字、颜色、日期或时间等数据进行自定义筛选。在【筛选】下拉菜单中会根据所选择的需要筛选的单元格数据显示出相应的自定义筛选命令。下面分别讲解对文本、数字和颜色进行自定义筛选的方法。

1、对文本进行筛选

在将文本数据类型的列单元格作为筛选条件进行筛选时,可以筛选出与设置文本相同、不同或是否包含相应文本的数据。

对文本数据进行自定义筛选,只需单击包含文本数据类型的列单元格表头字段名右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择【文本筛选】命令,并在其级联菜单中选择相应的命令即可。

【文本筛选】下拉菜单中各命令的含义如下:

等于:筛选出等于设置文本的数据。

不等于:筛选出不等于设置文本的数据。

开头是:筛选出文本开头符合设置文本的数据。

结尾是:筛选出文本结尾符合设置文本的数据。

包含:筛选出文本包含设置文本的数据。

不包含:筛选出文本没有包含设置文本的数据。

例如,要在【员工业绩管理表】工作簿中进行自定义筛选,仅显示姓刘销售员的记录,具体操作步骤如下:

Step01 设置文本筛选。复制【数据表】工作表,重命名为【刘氏销售数据】,选择要进行筛选的A1:H22单元格区域中的任意单元格,单击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【筛选】按钮,单击【员工姓名】字段名右侧的下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择【文本筛选】命令,在弹出的级联菜单中选择【开头是】命令,如图3-1所示。

Step02 设置自定义筛选条件。打开【自定义自动筛选方式】对话框,在【开头是】右侧的下拉列表框中根据需要输入筛选条件,这里输入文本【刘】,单击【确定】按钮,如图3-2所示。

技术看板:

【自定义自动筛选方式】对话框中的左侧两个下拉列表框用于选择赋值运算符,右侧两个下拉列表框用于对筛选范围进行约束,选择或输入具体的数值。【与】和【或】单选按钮用于设置相应的运算公式,其中,选中【与】单选按钮后,必须同时满足第一个和第二个条件才能在筛选数据后被保留;选中【或】单选按钮,表示满足第一个和第二个条件中任意一个就可以在筛选数据后被保留。

在【自定义自动筛选方式】对话框中输入筛选条件时,可以使用通配符代替字符或字符串,如可以用【?】符号代表任意单个字符,用【*】符号代表任意多个字符。

Step03 经过上步操作,在工作表中将只显示姓名中由【刘】开头的所有记录,如图3-3所示。

2、对数字进行筛选

在将数字数据类型的列单元格作为筛选条件进行筛选时,可以筛选出与设置数字相等、大于或小于设置数字的数据。

对数字数据进行自定义筛选的方法与对文本数据进行自定义筛选的方法基本类似。选择【数字筛选】命令后,在弹出的级联菜单中包含了多种对数字数据进行自定义筛选的依据。

其中,部分特殊命令的含义如下:

高于平均值:可用于筛选出该列单元格中值大于这一列所有值平均值的数据。

低于平均值:可用于筛选出该列单元格中值小于这一列所有值平均值的数据。

前10项:选择该命令后将打开【自动筛选前10个】对话框,如图3-4所示。在左侧下拉列表中选择【最大】选项,可以筛选出最大的多个数据。在中间的数值框中可以输入需要筛选出的记录数。在右侧的下拉列表中还可以设置筛选结果显示个数的计数方式,若选择【项】选项,则中间数值框中设置的值为多少,筛选结果就为多少条记录;若选择【百分比】选项,则筛选结果的记录数将根据整体数据表中的总数进行百分比计算。

例如,要在员工业绩表中进行自定义筛选,仅显示累计业绩额大于300000 的记录,具体操作步骤如下:

Step01 选择清除筛选命令。复制【刘氏销售数据】工作表,并重命名为【销售较高数据分析】,单击【员工姓名】字段名右侧的下拉按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【从“员工姓名”中清除筛选】命令,如图3-5所示。

技能拓展—取消筛选

对工作表中的数据进行筛选后, 如果需要恢复到未筛选之前的状态,可再次单击【排序和筛选】组中的【筛选】按钮。

Step02 选择数据筛选相关命令。经过上步操作,即可取消上一次的筛选效果,表格中的数据恢复到未筛选之前的状态。单击【累计业绩】字段名右侧的下拉按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【数字筛选】命令,在在弹出的级联菜单中选择【大于】命令,如图3-6所示。

Step03 设置自动筛选条件。打开【自定义自动筛选方式】对话框,在【大于】右侧的下拉列表框中输入【300000】,单击【确定】按钮,如图3-7所示。

Step04 查看筛选效果。返回工作表,可看到只显示当年累计业绩额大于300000 的记录,如图3-8所示。

3、对颜色进行筛选

在将填充了不同颜色的列单元格作为筛选条件进行筛选时,还可以通过颜色来进行筛选,将具有某一种颜色的单元格筛选出来。

对颜色进行自定义筛选的方法与对文本数据进行自定义筛选的方法基本类似。例如,要在【员工业绩表】中进行自定义筛选,仅显示新员工的记录,具体操作步骤如下:

Step01 填充单元格颜色。复制【数据表】工作表,并重命名为【新员工业绩】,选择新员工姓名所在的单元格,单击【开始】选项卡【字体】组中的【填充颜色】下拉按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择需要填充的单元格颜色,这里选择【橙色】选项,如图3-9所示。

Step02 按单元格颜色进行筛选。选择A1:H22单元格区域中的任意单元格,单击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【筛选】按钮 ,单击【员工姓名】字段名右侧的下拉按钮 ,在弹出的下拉菜单中选择【按颜色筛选】命令,在弹出的级联菜单中选择需要筛选出的颜色效果,如图3-10所示。

Step03 查看筛选结果。经过上步操作,即可筛选出员工姓名列中填充了橙色的新员工记录,如图3-11所示。

技能拓展—对筛选后的数据排序

单击列单元格表头字段名右侧的下拉按钮后,在弹出的下拉菜单中选择【升序】命令或【降序】命令,可以对筛选后的数据再进行升序或降序排列。

实战:对员工业绩数据进行高级筛选

自定义筛选虽然具有一定的灵活性,但仍然是针对单列单元格数据进行的筛选。如果需要对多列单元格数据进行筛选,则需要分别单击这些列单元格表头字段名右侧的下拉按钮 ,在弹出的下拉菜单中进行设置。

当需要进行筛选的数据列表中的字段比较多,筛选条件比较复杂时,使用高级筛选功能在工作表的空白单元格中输入自定义筛选条件,就可以扩展筛选方式和筛选功能。例如,要在【员工业绩表】中筛选出累计业绩额超过200000,且各季度业绩额超过20000的记录,具体操作步骤如下:

Step01 执行高级筛选。复制【数据表】工作表,并重命名为【业绩平稳员工】。在 J1:N2 单元格区域中输入高级筛选的条件,单击【排序和筛选】组中的【高级】按钮 ,如图4-1所示。

技术看板

进行高级筛选时,作为条件筛选的列标题文本必须放在同一行中,且其中的数据与数据表格中的列标题文本应完全相同。在列标题下方列举条件文本,有多个条件时,各条件为“与”关系的将条件文本并排放在同一行中,为“或”关系的要放在不同行中。

Step02 设置高级筛选。打开【高级筛选】对话框,在【列表区域】文本框中引用数据筛选的A1:H22单元格区域,在【条件区域】文本框中引用筛选条件所在的J1:N2单元格区域,单击【确定】按钮,如图4-2所示。

技术看板

在【高级筛选】对话框中选中【在原有区域显示筛选结果】单选按钮,可以在数据原有区域中显示筛选结果;选中【将筛选结果复制到其他位置】单选按钮,可以在出现的【复制到】文本框中设置准备存放筛选结果的单元格区域。

Step03 查看筛选结果。经过上步操作,即可筛选出符合条件的数据,如图4-3所示。

今天的知识点就讲到这里啦,整体来说比较简单,但是非常实用。欢迎大家多多关注我们下期内容哦~

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