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文章导读: 大家好,我是在工作时间办公还在学习 Excel 的小爽~ 最近我在处理事情的时候,无意中看见电脑文件资源管理器中的分级文件,一级一级展示,查找特别方便! 于是乎,作为一个「资深的 Excel 小白玩家」,我就在……各位看官请向下阅读:

大家好,我是在工作时间办公还在学习 Excel 的小爽~

最近我在处理事情的时候,无意中看见电脑文件资源管理器中的分级文件,一级一级展示,查找特别方便!

于是乎,作为一个「资深的 Excel 小白玩家」,我就在想:Excel 好像也有分组的功能!

然后我就马上打开 Excel,准备开干!

原先我们需要查看哪些数据,利用切片器,点点按钮就可以搞定!

但是有些时候,我们想要用结构图的方式查看表格数据,这时我们就需要用到分级显示中的分组功能,如下图:

那什么是分级显示呢?

在【数据】选项卡下,就有【分级显示】选项功能,它可以将行列中多行或者多列数据进行组合和汇总。

使用分级显示,我们可以快速显示摘要行,摘要列,或者显示数据明细等等。

但需要注意,一个数据列表中只能创建一个分级显示,一个分级显示最多允许有 8 个级别的分级显示。

下面,我们就先来看看分级操作的一些知识点,有助于我们了解案例中的操作,然后来讲解上述效果图的分级操作步骤~

分级操作中必知的知识点

明细数据方向

❶ 首先我们可以看到上述效果图中,明细数据的方向是在上方,所以我们需要对明细数据的方向进行设置。

❷ 选择分组显示下三角,出现设置对话框,由于我们需要的明细数据方向是上方的,所以我们需要取消勾选【明细数据的下方】的复选框,单击【确定】按钮;

手动分组操作

❶ 我们选中部门列中的销售部,在【数据】选项卡下,单击【组合】按钮,单击【确定】按钮,此时数据就组合完成了;

❷ 当然,我们也可以选中区域,按住快捷键【Alt+Shift+→】进行分组;按住快捷键【Alt+Shift+←】进行取消分组。

❸ 将数据进行折叠,我们可以看到销售部整个都被折叠了。

所以我们需要在每个部门前面都加上一个摘要行,方便在折叠后可以清楚地看到数据明细。

❹ 如果想要取消刚刚的组合,我们可以在【数据】选项卡下,单击【取消组合】,也可以利用快捷键【Alt+Shift+←】进行取消组合。

通过前面知识点的讲解,我们可以知道:

① 明细数据的方向,案例中需要在上方,所以在分组前,我们需要事先对设置方向进行设置;

② 由于分组后,会将整个区域进行折叠,所以在制作案例中的分级显示前,每组数据前需要有一个摘要行。

明白了分组的一些知识点,下面我们就来看看案例的具体操作。

主要有两个部分,摘要行的插入以及利用合并计算功能进行自动组合。

摘要行的插入

❶ 选中 A 列,按住快捷键【Ctrl+Shift++】,插入一列;

❷ 复制 B 列数据,错位粘贴到 A2:A13 区域,然后选中 A2:B12 区域;

❸ 按住快捷键【Ctrl+\】定位行内差异值,鼠标右键-单击【插入】-单击【整行】-单击【确定】按钮;

❹ 选中 B2:B15,按住快捷键【Ctrl+G】进行定位,单击【定位条件】-单击【空值】-单击【确定】按钮;

❺ 活动单元格等于下一个单元格,按住快捷键【Ctrl+Enter】进行批量填充:

❻ 将 B 列复制粘贴为值,同时删除辅助列 A 列。

此时摘要行已经制作完成,接下来就是进行分组。

如果用手动进行分组的话,我们需要手动一个个选择区域后,再一个个进行分组。

数据少的时候还好,数据一多就显得特别的麻烦。

下面我们就来介绍如何利用【合并计算】来实现自动分组。

【合并计算】功能进行分组

具体操作:

❶ 新建一个工作表,取消勾选明细数据的下方。

❷ 在【数据】选项卡,单击【合并计算】选项;

函数选择:【计数】;

引用位置:选择刚刚处理好的数据源区域;

标签位置:勾选首行,最左列,创建指向源数据的链接;

单击【确定】按钮。

此时分组已经大致完成。

具体的动图操作如下:

❸ 选中下图所示区域,按住快捷键【Alt+;】定位可见单元格,按住【Delete】键删除数据;

❹ 全部展开后,鼠标右键将(自动新增的)工作簿名称列删除;

❺ 这个时候,我们可以看到此时的数据还是引用单元格的形式,为了方便后续操作,我们将数据复制粘贴为值;

❼ 最后表格美化一下,即可。

总结一下

❶ 本文中涉及到的快捷键有:

分组:【Alt+Shift+→】;

取消分组:【Alt+Shift+←】;

插入行/列:【Ctrl+Shift++】;

定位:【Ctrl+G】;

定位行内差异值:【Ctrl+\】;

定位可见单元格:【Alt+;】

批量填充:【Ctrl+Enter】。

❷ 需要事先设置明细数据的方向;

❸ 可以利用合并计算中的创建指向源数据的链接的功能,实现自动分组。

分级显示在工作中非常常见,大家在工作中利用分级显示一般用在哪里?

可以留言区中与我互动讨论哦,或许下次的选题就是它~

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