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文章导读: 大家好,我是秋小叶~ 在日常工作中,我们经常会使用Word进行一些文字处理,它应该是我们最常用的办公软件之一啦! 不管什么行业,用好Word已经成了我们必备的工作技能之一。但大多数的人也仅仅只是会用而已,还有……各位看官请向下阅读:

大家好,我是秋小叶~

在日常工作中,我们经常会使用Word进行一些文字处理,它应该是我们最常用的办公软件之一啦!

不管什么行业,用好Word已经成了我们必备的工作技能之一。但大多数的人也仅仅只是会用而已,还有太多太多的好习惯可以让我们事半功倍呢~

今天小叶跟大家分享5个小巧的Word好习惯,祝你的工作和学习一臂之力!

01 保存既要优雅,更要及时

在使用Word的过程中,最怕遇到的就是没保存!

百度「Word没保存」,相关结果约20,700,000个!

大家都在焦急地问:

Word文档没保存如何恢复?

如何找回未保存的Word文档?

如何找回意外断电没保存的Word文档?

……

所以千万记得随时按【Ctrl+S】保存!

任何挽救措施都不如一个随时保存的好习惯呐。除了随时保存,我们还可以提前做点准备:缩短自动保存时间。

依次单击【文件】-【选项】打开Word选项对话框,单击【保存】,在这里可以看到【保存自动恢复信息时间间隔10分钟】。

保险起见,我们可以将这个间隔时间调小至5分钟。

ps:最短可以调至1分钟,但大型文档频繁自动保存的话可能会引起文档卡顿哦~

当不可抗力导致文档没有保存的时候,自动保存就可以救你一命!因为Word已经在5分钟前帮你自动保存好了~

重启Word的瞬间,它就在文档左侧等着你去恢复!养成这个小习惯,再也不怕忘记保存全部丢失文档内容啦。

02 打造专属黄金铺位

Word的功能太多,特别是对工具栏不熟悉的职场小白来说,到要用它们的时候总要找上半天。

比如,你要插入脚注,可能会下意识地去【插入】选项卡找,但是它偏偏在【引用】里!

那么,怎么快速找到我们常用的功能呢?

把常用的功能装进快速访问工具栏!

在【引用】选项卡下的【插入脚注】按钮上右击鼠标,选择【添加到快速访问工具栏】,下次就不用苦苦寻找常用按钮啦~

但是这个黄金铺位在 Word 最上方,每次鼠标都要挪到最上面,还是不够显眼不够方便呢。

那么锦上添花的操作是:在【快速访问工具栏】处右击鼠标,选择【在功能区下方显示快速访问工具栏】,这样常用按钮就和文档更亲近啦!

有了这个小小的改变,以后每次想要插入脚注时,鼠标上移一点点,它就在那里~

03 打开 Word 照妖镜

我们在Word 里看到最多的一个符号就是弯箭头了,每次手动换行,按下回车就会出现这样一个弯箭头,有强迫症的小伙伴特别想隐藏它。

它其实叫做【段落标记】。但这样的小小标记,往往至关重要!比如我们从 PDF 复制了一段文本到Word,当 Word 中什么编辑标记都没有的时候……长这样↓

你总觉得这一段哪里不对,但是只能凭感觉一点一点地修改。

所以小叶推荐的第三个好习惯就是:打开Word照妖镜,显示编辑标记!

在【开始】-【段落】组中按下【显示/隐藏编辑标记】按钮,哪里有多余的空格,哪里被人为换行了都可以一目了然。

有了这个小习惯,就好像瞬间有了火眼金睛,Word 里的小 bug 尽收眼底,完全没在怕!

04 Word 还可以有另一个「名字」

工作的时候一份文档传来传去,万一文件最后忘记署名,到最后老板都不知道这份报告是谁做的。

其实在 Word 里,批注、修订、文档信息都可以显示文档拥有者的名字。

给自己的Word起个正经名字,把自己编辑的文档都印上属于自己的记号,也是一件很有满足感的事情!同时也可以加深你的老板和同事对你的印象~

依次单击【文件】-【选项】,打开 Word 选项对话框后,在【常规】菜单里可以输入自己的名字。记得勾选「不管是否登录到Office都始终使用这些值」。

说不定下次同学拿你的Word文档交了论文,老师一看到文档属性里「作者」这一栏是你的名字,不用解释就知道是怎么回事啦。

05 原汁原味输出你的 Word

我们排版好的文档,从 Word 换到 WPS、从高版本 Word 换到低版本、从从这台电脑换到那台电脑,可能排版和内容就大变样了。

小叶前几天要打印一份报告,在电脑上调好的满打满算3页纸。

结果到打印店去,硬是打出了三页零一排。。强迫症真的不能忍!

这时候,就必须要导出PDF,原汁原味呈现Word 文档了!

另存为文件,在「保存类型」处选择【.pdf】,就可以跨平台、跨软件,完美呈现你的文档啦。

PDF不仅打开方便,它还可以对文档进行加密,设置权限不允许拷贝、编辑、打印等等~在不设置任何权限的情况下也可以直接打印和出版。

尤其是同学们有成吨的论文和作业要打印!一定记得导出个 PDF 再去打印店噢~

希望今天的五个Word小习惯,能减少你的一些烦恼!如果你还有更巧妙的方法,不妨留言让更多的朋友们学习哟!

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