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文章导读:如果我们用Word制作大量的标签、信封、工资条、成绩单、邀请函或是人员档案,该怎么做? 那有没有更简单、高效的方法呢?当然有,那就是Word中的「邮件合并」功能。 什么是「邮件合并」呢? 简单来说,就是如果你……各位看官请向下阅读:

如果我们用Word制作大量的标签、信封、工资条、成绩单、邀请函或是人员档案,该怎么做?

那有没有更简单、高效的方法呢?当然有,那就是Word中的「邮件合并」功能

什么是「邮件合并」呢?

简单来说,就是如果你需要制作很多份格式都一样,但部分内容不一样的文档,都可以用这个功能实现。

具体如何操作呢?下面以制作人员档案的例子来说明。

首先,我们需要准备一个Word模板和一个数据源,如下。

Word模板直接决定了最终生成文档的格式、样式。

本案例中使用Excel文件作为数据源,数据源文件决定最终生成的新文档中的内容,工作表中的每一行数据都会通过「邮件合并」被映射到每新文档中。

案例使用office2010进行演示。完成一个完整的「邮件合并」过程大概需要以下步骤:

选择数据源在Word模板中插入域调整部分域的格式关于图片的处理生成新文档(会以信函*命名)根据需要拆分新文档

看着步骤非常多,其实不难,快来一起学习吧~

- 01 -

选择数据源

依次点击「邮件」-「选择收件人」-「使用现有列表」,选择 人员信息总表(数据源).xlsx 作为数据源文件,如下。

选择数据源后,「编写和插入域」「预览结果」和「完成」会由原来不可选状态变成可选状态。

- 02 -

在Word模板中插入域

点击「插入合并域」,在下拉菜单中可以看到和数据源工作表列名分别对应的域的名称。

将光标移动到合适位置,点击域名即可插入域。

按「Shift+F9」可以显示或隐藏指定的域代码,按「Alt+F9」可以显示或隐藏文档中所有的域代码。

域代码的格式一般为:{ MERGEFIELD FieldName [开关] }

- 03 -

调整部分域的格式

在完成第二步操作后,点击「预览结果」可以预览合并后的效果,如下。

此时我们发现人员信息表中的时间、数字和货币显示的格式和数据源工作表中的格式不一致,而且也不是我们想要的格式,必须作出如下修改。

{ MERGEFIELD 出生日期 }修改为{ MERGEFIELD 出生日期 \@ yyyy-MM-dd }{ MERGEFIELD 考评成绩 }修改为{ MERGEFIELD 考评成绩 \# 0.00 }{ MERGEFIELD 应缴款项 }修改为{ MERGEFIELD 应缴款项 \# ¥0.00 }

修改完成以后的域代码,如下,跟Excel单元格格式非常接近。

按「Alt+F9」隐藏域代码,再点击「预览结果」,格式已经符合要求。

- 04 -

图片方面的处理

依次点击「插入」-「文档部件」-「」-「插入域」。

在弹出的对话框中找到「INCLUDEPICTURE」并设置好图片所在的路径。

完成这一步后,按「Shift+F9」显示照片位置的域代码为{ INCLUDEPICTURE "D:\\邮件合并\\照片" \*MERGEFORMAT }。

但域代码中的URL路径只是指向了图片所在文件夹的路径。将鼠标光标移动到「照片」两字后面,输入「\\」。

然后依次点击「邮件」-「插入合并域」-「照片路径」。

完成操作后的域代码变成{ INCLUDEPICTURE "D:\\邮件合并\\照片\\{ MERGEFIELD 照片名称 }" \*MERGEFORMAT }。

完成以上所有步骤以后的域代码为:

- 05 -

完成合并新文档

依次点击「邮件」-「完成并合并」-「编辑单个文档」-「全部记录」。

即可生成一个以信函 * 命名的新文档,在新文档中按「Ctrl+A」全选,再按「F9」即可更新显示全部图片。

至此,一个「邮件合并」比较完整的步骤都已经做完了,各位小伙伴学会了么?下次分享如何拆分「邮件合并」后的文档。

好了,那么关于「邮件合并」的技巧就分享到这里了,如果你还有其他关于 高效办公 的技巧,可以在文章下进行留言哦~

以上就是今天想给大家分享的内容,希望对大家有所帮助。

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