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文章导读: 我们平时工作处理文档的时候,经常会遇到这么一种情况,就是word模板的是固定的,但是只有一些数据不一样,这时候我们要用到邮件合并的功能,邮件合并自动化提升了办公的效率。 但是如果我们遇到的是数据不等,如……各位看官请向下阅读:

我们平时工作处理文档的时候,经常会遇到这么一种情况,就是word模板的是固定的,但是只有一些数据不一样,这时候我们要用到邮件合并的功能,邮件合并自动化提升了办公的效率。

但是如果我们遇到的是数据不等,如下面这个表格,需要按照家庭,每一户生成一个表格,我们就要在excel中添加辅助列,word中邮件合并使用规则的方法来实现目的。

(图中人名、身份证号码等信息均为杜撰而成,现实中并不存在)

步骤一、在excel中添加辅助列

我们在K列K1输入“辅助列”

在K2输入=IF(B2=B3,1,0),这样让每家最后一个人的辅助列数据变成0

步骤二、打开作为模板的word

点击“邮件”选项卡-选择收件人-使用现有列表,选择刚才的excel文件

此时excel文件作为数据源导入了word中,word中“邮件”选项卡的按钮也处于可点击的状态

步骤三、我们先填入部分数据

在需要插入数据的地方,点击插入合并域,选择对应的合并域

步骤四、 然后我们去到第二个家庭成员一行

在上图的红框中,我们同时按下ctrl和F9,插入空域

在域中我们输入set a ""

光标置于两个英文引号中间,点击插入合并域-辅助列

接下来我们光标位于域的最后,点击邮件-规则-下一记录条件,设置条件是辅助列,等于,1,点击确定

这里是让辅助列为变量,如果是1,那么下一行数据就会被插入,如果是0,下一行不会被插入

然后我们再次插入空域(ctrl+f9),输入if a <> 0

在后面 再次插入合并域-成员姓名,变成下图的样子

步骤五、接下来,我们去到第二个家庭成员的年龄一格

插入空域(ctrl+F9),输入if a <> 0 后面插入合并域-年龄

以此类推,这一行先插入空域,输入if a <> 0 后面插入合并域-对应的合并域

看着乱不要紧,最后会整整齐齐的

步骤六、然后我们复制这一行,选中下面所有行,粘贴

这样可以快速把这一行的内容,复制到下面所有行中

步骤七、下面就是最后一步了

我们点击邮件-“完成并合并”,编辑单个文档,合并到新文档-全部,确定

然后你就会发现,所有人都按照每家每户,填入到了word模板中。

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