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文章导读:场景 又一波疫情袭来,很多单位又开始要求收集健康码行程码了。 孩子班级的老师就需要学生家长们提交健康码和行程码截图到群相册,注明“学生姓名+爸爸/妈妈/爷爷/奶奶”等信息,由老师来统一收集上报。 老师很负责……各位看官请向下阅读:

场景

又一波疫情袭来,很多单位又开始要求收集健康码行程码了。

孩子班级的老师就需要学生家长们提交健康码和行程码截图到群相册,注明“学生姓名+爸爸/妈妈/爷爷/奶奶”等信息,由老师来统一收集上报。

老师很负责,家长很配合。一切井然有序。

不过,这里面也有两个小问题:

1、对提交截图信息的家长来说,群里的其他家长也可以看到截图,存在隐私泄露风险。

当然,这可以通过私聊提交的方式来解决。

2、对收集信息的老师来说,汇总、整理工作耗时耗力。

老师日常教学已经非常辛苦了。为了方便家长,老师自己负责汇总整理。估计老师付出最少1小时的业余时间了。

那么有没有让老师们更轻松一些的方法?

解决办法

表单工具应该是可行的。现在市面上的表单工具已经很多,比如问卷星、金数据等工具。

表单收集信息的方式既能减轻收集者的工作量,还不增加填写者的负担,而且有安全性保障。

不少人可能都用过表单工具。

面对这种需要提交图片截图的场景,我也做了些尝试。

我手头的文档工具,也有表单功能。他们中有些是专门的表单功能,比如WPS、腾讯文档;有些是基于表格扩展的表单功能,比如飞书、语雀。

体验下来,还是WPS表单这类专门的表单工具功能完善,比较好用

场景分析

针对这个家长填写、老师收集的场景,咱们考虑下几个现实要求:

1、收集者是否有工具平台账号?是否收费、是否有数量限制、平台是否有安全风险?

这当然不是问题,既然要用,哪怕没有,自己也可以去注册一个。

如果是现成的,就更好了。所以我才用了手头文档工具自带的表单功能。同时,他们也都是主流互联网公司的产品,数据安全性还是有保证的。

2、填写者是否需要登录?移动端使用是否方便?

最好是分享链接到群里的方式,家长点击就可以完成填写。

考虑到安全性,还需要移动端账号登陆。最好是微信、QQ这类人手一个的软件,否则分享和登陆都会折磨人。很多家长,特别是家里的老人,没有飞书账号、没有钉钉账号。如果要求大家花时间新装一个软件,有点强人所难。

体验下来,手机端QQ可以一键登录。微信一般也可以,偶尔可能需要复制连接到微信中打开。

3、工具能否支持图片上传?

既然是收集健康码、行程码截图,当然需要支持图片上传。

4、工具能否自动记录提交时间、账号名称等信息?

有提交时间、账号名称等信息自动提交,方便在家长提交姓名错误的时候,收集人可以去查找。

和第二点类似,不支持腾讯的微信、QQ的工具,在这方面就比较吃亏了。

5、收集者能否方便查看图片预览?

工具展示的界面可以浏览提交的所有信息,一目看清所有的信息,便于检查错误。

如果哪些家长提交错了截图,一眼就可以发现。

这个功能其实非常重要,可以大大减轻收集者的工作量。

6、收集者能否方便导出收集的信息为Excel表格。

最后,老师需要整理成Excel表格,提交给上级组织。如果工具不能支持导出,那前面所有工作都前功尽弃。

所以,我特意尝试了手头上已有的文档工具。

WPS表单

针对上面的疑问,我尝试的WPS表单(金山表单)都进行了丝绸般润滑的支持。

1)对老师等群体来说,WPS是手头必备且免费的软件。只是表单功能可能不太常用,需要在PC端的WPS新建选项卡中找一下。

2)编辑表单肯定是必须的。WPS表单支持填空、选择、多选、图片、附件等等字段形式。类型很丰富,拖拽操作也很容易。

3)制作完表单好,就可以把复制到群里面,请大家填写了。

4)因为有图片字段,WPS表单需要填写者使用账号登陆。

WPS支持通用的微信、QQ等第三方账号登陆,对填写者来说没有什么障碍。

而且,收集者发现问题的时候,也可以利用填写者的账号名称,及时和填写者沟通问题。

5)等大家提交填写的内容之后,收集者可以在WPS中查看大家提交的信息。因为呈现了图片的缩略图,填写者可以一眼看出明显的问题。

填写者进一步使用查看数据汇总表功能在线查看编辑汇总表,确认无误可以下载成Excel表格,就可以提交给上级了。汇总过程只需要几分钟,相比起一个个的下载截图汇总成表格,大大节省了时间。

看起来,WPS表格完全满足需要。

其他工具说明

我也尝试了其他工具,它们在这个场景下多少有一些水土不服。

腾讯文档表单

腾讯文档的表单功能也是单独的,功能也比较完善。作为腾讯家自己的产品,在账号衔接方面甚至优于WPS。

腾讯文档采用链接形式显示截图。老师检查上报图片的错误问题就非常不方便,只能一个个地点击查看。下载下来的Excel也是这种方式。老师还需要二次整理后才能上交。比较麻烦!

如果不是收集图片,腾讯文档的表单功能还是很方便的,适用范围也非常广。

飞书表单(多维表格)

飞书的多维表格支持表单功能,不太适用于老师找家长收集信息。

飞书只能在组织内支持上传图片、文件等附件。大家普遍没有飞书账号,所以可行性较低。而且,飞书导出的Excel没有附加信息,包括提交时间、账号名称,图片也只有名称,难以进行数据整理和上交。

飞书的表单主要适合于使用飞书协同办公的组织内部

语雀表单(数据表)

语雀作为一款互联网知识库软件,功能也比较强大,可以用数据表来生成表单。

语雀的表单功能是今年刚上线的,功能还比较简单,操作也有些繁琐。主要的问题是暂时都不支持导出Excel,就很不方便了。

总结

工欲善其事,必先利其器。

因为疫情,大家相处的距离被迫拉远。

因为互联网,大家相处的距离依然很近。

在保障安全的同时,互联网数字化工具已经能大大提升我们的生活、学习和工作效率。

更重要的是,有效地使用这些工具,可以极大地减少大家不必要的麻烦,节约大家的时间,拉近我们和周围人的距离。

多多尝试,探索更适合自己和周围人的科技方法,改善我们的生活。

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