本文总共1728个字,阅读需6分钟,全文加载时间:2.574s,本站综合其他专栏收录该内容! 字体大小:

文章导读:文 | 有余姐 全文共1730字,阅读时长约3分钟 甘特图是一个在项目管理中最常用的工具,又被称为横道图、条状图,它通过非常可视化的条状进度来显示一个项目中各项工作的时间、进度及相互关系(工序流程的先后顺序等……各位看官请向下阅读:

文 | 有余姐

全文共1730字,阅读时长约3分钟

甘特图是一个在项目管理中最常用的工具,又被称为横道图、条状图,它通过非常可视化的条状进度来显示一个项目中各项工作的时间、进度及相互关系(工序流程的先后顺序等),因最初提出和使用这个工具的人叫亨利·劳伦斯·甘特,就以他的名字命名为甘特图。

因为它极其好用,因此,后来随着传播发展,不仅在比较大型和复杂的项目中被广泛使用,在日常工作中,各类不能够一两天之内马上就能够完成的大大小小的工作,也都可以当作一个项目,将要完成的各项任务拆解开来,形成一个甘特图。

再后来,甘特图就成为了一个很多职场人都会用的工具。

目前的市面上,有很多专门的软件、甚至有在线的工具可以支持甘特图的制作。但事实上在我看来,甘特图制作的核心既不是使用何种工具,也不是应该如何制作,而是对整个项目工作的拆解,以及各项工作的工期、相互衔接的安排。

关于制作甘特图的步骤,区别于一般教程都会借由某一个制作甘特图的工具来一步步教大家如何使用这个工具制作甘特图,我重点是教大家一个项目或一项工作在眼前了,我们如何利用甘特图这个工具,将这项工作做一个最好的安排。

而制作工具,就使用我们大家平时都最熟悉最常用的excel。

01

第一步:将一个项目或一件相对复杂和有难度的工作拆解成具体任务,并明确各任务的起始时间和结束时间

需要用到甘特图来安排的工作或项目,相对来说都会有一个比较长的周期和比较多的分解任务,因此,制作甘特图之前,必须要先将这项项目或工作具体分为哪几个环节的工作、每个环节又具体有哪些待办事项,而每一个待办事项又分别需要多长时间来弄清楚。

比如,我用我自己过往工作中用到的一个读书项目为例来说明:

当时公司CEO要求HR部门为公司所有经理及以上管理人员买一本他认为特别好的书发下去,并且策划一个读书活动来帮助大家理解吸收。

通过分析,我们决定请一位外部的拆书家通过线上的方式来带领大家一起读书,于是整个工作完成就需要这样几个环节和任务:

1、准备阶段:对外需要找到外部的拆书专家并沟通合作事项、对内要发通知告知所有参与的管理层整个活动安排和计划、因为请外部专家需要支付费用,还要提前进行申请;

2、具体执行阶段:书籍发到各管理者手中并督促他们提前阅读、给外部拆书专家付款、拆书专家线上带领读书前的预热、组织线上读书;

3、收尾阶段:收集各参与读书的管理者的意见和反馈、对整个读书活动进行宣传报道。

把具体要做的事项梳理清楚之后,分别评估每一项任务大致需要多长时间,以及哪些必须先做,到什么程度可以衔接另外的任务等。

02

第二步:根据各具体任务及任务的起始时间及结束时间,在excel表上进行绘制

excel上有专门的甘特图模板,可以直接选择,之后根据模板直接改成自己的内容即可。

但即便是标注为“敏捷甘特图”,也相对比较复杂,对于不那么麻烦的项目和工作,完全可以自己简单绘制,更省时省力。

比如,根据前面我提到的读书分享的工作,就绘制甘特图如下:

在这张图里,左边是完成整件工作所包括的各环节以及各环节具体要完成的工作任务,中间是整个工作任务所跨越的时间,我们可以看到是从第一个月的3号开始,到次月3日结束,前后历时约1个月,右边则是每一项具体工作任务的责任人。

通过这样一张图,整件工作具体要做哪些事情、什么时间做、由谁负责就非常清晰了。

03

第三步:根据甘特图的进度安排,每日跟进工作进度,并在对应日期下标注

甘特图最重要的功能和作用,就是确保项目里的每一项工作任务都在有序推进,因此,每一天跟进各项工作进度并在甘特图上标准,也是甘特图制作的一部分。

我们仍然以上面第一步、第二步的甘特图为例,假如第一个月到了5号,来检查各项工作的进度,我们发现方案的沟通确认、邮件文案的撰写和设计、与拆书家的沟通确认都按计划完成,但拆书方案的申请流程还未完成,那么我们需要在甘特图上对完成进度进行标准:

其中,按时完成的用绿色表示,未能按时完成而延迟了的,用红色标注:

每一天通过这样的跟进,就能够在甘特图上一目了然工作进度,对于出现了问题的,也就会成为下一个工作日的工作重点。

我是有余姐,10多年上市公司HR,专注分享求职面试、职业发展实用干货,关注@游刃职场有余姐,一起成长为更具选择权的职场人。

以上内容由优质教程资源合作伙伴 “鲸鱼办公” 整理编辑,如果对您有帮助欢迎转发分享!

你可能对这些文章感兴趣:

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注