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文章导读: word文档邮件合并功能,在机关干部人事档案管理中的作用具有十分重要的意义,如工资审批表、干部履历表、干部任免审批表、政协委员登记表、高校毕业生就业推荐表、毕业证书、婚庆邀请函等,都完全可以通过邮件合……各位看官请向下阅读:

word文档邮件合并功能,在机关干部人事档案管理中的作用具有十分重要的意义,如工资审批表、干部履历表、干部任免审批表、政协委员登记表、高校毕业生就业推荐表、毕业证书、婚庆邀请函等,都完全可以通过邮件合并功能,实现成批量的打印输出,但这项功能至今未得到各机关单位的推广应用。
一、准备工作。
1.建立一份员工excel基本信息母表。利用excel电子表格将员工的姓名、性别、民族、籍贯、居住地、出生年月、入党时间、参加工作时间、所在单位及职务、职级(职称)、任职时间、手机号、邮箱、简历等基本信息,建立起一份干部人事基本信息数据的excel表格名册。这是调用邮件合并功能的基础,是调用邮件合并功能的数据来源。如图:
2.,建立一份邮件合并需要的word文档。根据人事管理工作需要,利用word建立一份自己需要的邮件合并word样式的文档。如:《干部履历表》《干部任免审批表》《机关单位工资审批表》《干部基本信息登记表》《奖状》《获奖证书》《高校毕业证书》《婚庆邀请函》等。例如对政协委员的管理,只要建立了一份政协委员基本信息名册,一次性地将政协委员的基本信息录入excel《政协委员基本信息名册》中,并设置好《政协委员登记表》word模板,今后在政协委员管理中,就可以在任何时间随时通过邮件合并功能,输出任何一位政协委员的登记表出来 。至于打印获奖证书、通知书、婚庆邀请函等,通通都可以通过邮件合并功能轻轻松松进行打印输出。

二、邮件合并。步骤如下:
1.启动word文档——选择“邮件”——“开始邮件合并”——“普通word文档”;
2.选择“邮件”——“选择收件人”——“使用现有列表”——在弹出的窗口中找到事先保存的文件夹,选择数据源《政协委员基本情况名册>excel文件——“打开”。
3.在wore文档中插入合并域:在word文档中,将光标定位到“姓名”后的空格单元格中,点击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮,弹出“插入合并域”对话框,在该对话框中的域列表中选择“姓名”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置。其它如“籍贯、性别、民族、出生时间等等域值,按此方法操作依次完成。如果”插入合并域“窗口无法显示的是f1、f2、f3、……,看不到源数据中的姓名、性别、民族等词汇,则在Word文档中单击”编辑收件人列表“,就可以查看到f1、f2、f3、……等序号对应的姓名、性别、籍贯等域名。看清楚后,再从”插入合并域“中选择插入相应的序号即可。
4.单击”完成并合并“——”编辑单个文件“;
5.单击”全部“。生成合并后的文件。并可以预览效果。
6.根据预览,可选择全部打印,也可选择单个打印。
怎么样?通过邮件合并功能是不是可以大大提高人事管理的成效?您学会了吗?学会了,请您长按点赞3秒,并加关注,以示对我的鼓励。也方便咱们今后继续交流学习。

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