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文章导读:职场中都会用到办公软件,常用的如office、wps等,在这里面把Excel中的函数公式单独拿出来,让我们看看如何做一份员工档案表。 先把Excel的函数的结构看一下,结构不完整,公式是无法运行的,单一函数由等号、函数……各位看官请向下阅读:

职场中都会用到办公软件,常用的如office、wps等,在这里面把Excel中的函数公式单独拿出来,让我们看看如何做一份员工档案表。

先把Excel的函数的结构看一下,结构不完整,公式是无法运行的,单一函数由等号、函数名称、参数组成,有的函数没有参数也行,比如today():

单一函数

嵌套结构由嵌套函数组成:

嵌套函数

我们再把函数常用符号和表示方法捋一下:

(1)函数公式的文本都要用半角符号,是英文状态下输入汉语中的引用符,如“张三”,汉语状态下是“张三”,有一定的区别,也容易出错;

(2)数学符号:<>:不等于,>=:大于等于,<=小于等于;

(3)&是连接符,A1单元格是“我”,A2单元格是“们”,在B2里输入=A1&A2就等于“我们”,当然也可以自己输入="我"&"们",也是“我们”;

(4)$固定行或列,或者都固定,$A1,A$1,$A$1;

下面我们来看员工档案表,如果不用人力资源管理系统,用Excel如何做:

一般是“序号”排第一个,就是我们常用的1,2,3,4...,一般情况下大家都用鼠标拖动,但员工好几百或者更多时人员增减就不好拖了,有时离职一个人,几个人,都容易遗忘或出错,有个公式叫subtotal:

公式含义

具体点看subtotal这个公式,里面又嵌入一个公式,序号这个就涉及到第三个叫COUNTA

那么我们就输入公式=SUBTOTAL(103,$B2:B$2),如下结果,我们把公式下拉,就可以得到我们想要的结果,人员增加在最后一行增加即可,拖动公式,人员离职,比如李四离职,删除整行,公式自动排序,不需要我们再手动更新或者拖动更新序号了。

这个嵌套公式比较常用,更常用的还有它涉及到两个计数函数count和counta,举个例子来看看两个函数的区别:

count它计算单元格含数字单元格的个数或列表里数字的个数,它常常和if放在一起,countif,是符合某一个条件的个数,这个公式也经常用,用来比对是否少人/多人,少了/多了哪几个人,是否重复,重复哪几个人,财务的或者做工资的都懂;counta是计数公式,计算某个区域的非空单元格的数量,如果有空值,就不计算在内,比如B2变成空值,那计数只有7了。

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