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文章导读: 集团深圳总部 差旅管理制度 (用工管理类) 编 号 撰写部门 人力行政中心 版 次 V1.0 机密等级 □机密 □限阅 ■内部资料 □公开资料 阅读范围 总部所有员工(含试用期员工、实习员工) 审 核……各位看官请向下阅读:

集团深圳总部

差旅管理制度

(用工管理类)

编 号

撰写部门

人力行政中心

版 次

V1.0

机密等级

□机密 □限阅 ■内部资料 □公开资料

阅读范围

总部所有员工(含试用期员工、实习员工)

审 核

审 批

修订记录

日期

修改记录

修改人

审批人(签字)

2019年4月30日

起草拟稿,V1.0版本

目录

第一章 总则 2

第一条 目的 2

第二条 适用范围 2

第三条 管理职责 3

一、人力行政部 3

二、财务部门 3

三、各部门 3

第四条 财务报销流程 3

第五条 差旅管理 4

一、定义 4

二、差申请及费用借支审批 5

三、交通工具的选择及报销标准 6

四、出差人员报销标准 7

五、 驻勤补助标准 9

六、退改签规定 9

七、出差费用报销程序及原则 9

第一章 总则第一条 目的

为加强和规范总部的出差管理,规范差旅费的审批及报销程序,本着“必要、有效、节俭”的原则合理控制费用,结合工作实际制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于总部直接管理的总部、分公司及直营店等公司及总部其他各部门的所有在职员工(包括实习生)。(为方便表述,本办法中对总部直接管理的各公司、各部门简称“各部门”)

第三条 管理职责

本办法由行政人力部修订,财务部牵头实施监督,各部门协同配合执行,实施情况进行监督、检查。

一、人力行政部

制定、修订本办法,参照中央机关和深圳市的相关规定,并结合公司实际适时调整出差省份、城市及区域差旅费划分标准;建立和完善公务出差审批制度和审批流程;负责员工在出差和公出中特殊情况的处理;协同企业微信中相关流程和数据的维护。

二、财务部门

负责解释本办法,对执行过程中出现的情况及时向行政人力部反馈;根据本办法的规定审核报销票据,办理报销手续;监督各部门的出差及公出工作,可以提出改进意见;监督行政人力部的工作,并提出改进意见

三、各部门

督促员工严格按照本办法的规定执行出差和公出程序和差旅费标准,保留出差、公出记录和票据,做好出差和公出工作管理;对公司的出差、公出管理工作和差旅标准提出合理建议。

第四条 财务报销流程

第五条 差旅管理

一、定义

1、出差:指因工作需要离开原所在工作城市到另外的任一地区执行工作任务的职务行为。

2、定额包干:指按规定的定额标准给予津贴或补助,无须另外提供票据,包括出差人员的市内交通费、伙食津贴及驻勤人员的住宿补助。

3、凭票报销:指在有效期限内凭合法、合理的发票或收据等报销费用,发票或收据的合法性、合理性由公司财务部核实鉴定。

4、临时出差:出差时间较短(原则上不超过30天,包括节假日及往返途中天数),特殊情况由公司审批决定。

5、驻勤:出差人员在某地连续工作时间较长【原则上超过30天(不含),包括节假日及往返途中天数】,特殊情况由公司审批决定。其往返途中差旅费按照本制度的规定执行,其津贴标准按本制度驻勤补助标准执行。

6、级别(以最新《差旅费管理制度》规定为准):

总经理级:总部总经理及以上岗位;享有同等待遇的其他岗位。

总监级:各部门总监及享有同等待遇的其他岗位。

经理:各部门经理及享有同等待遇的其他岗位。

其他人员:经理级(不含)以下人员。

以上所述“享有同等待遇”,以实际发生准为准。

二、差申请及费用借支审批

1、有员工出差应尽量提前5个工作日企业微信/书面形式做相应出差申请。

2、未按照规定审批程序逐级上报审批核准出差,,财务部不予借支差旅费及报销差旅费,其责任由出差人自负。

3、定额备用金配备的员工,出差期间原则上不予办理借款手续。如果需要增加备用金,须按照领用备用金的审批程序经核准后临时增加备用金金额。出差回公司后必须予以核销。

4、差途中因业务工作的需要前往它地延缓返回时间,或因其他不可抗力的事由需要延期返回时,最迟应于原定出差期满的前一天向直接审批人说明原由,修改原来的出差申请单,重新走审批流程,否则财务不予核报超期的出差补贴及相关的费用等。

5、借支费用标准

A、大区总监/公司总监级 申请6000元/次以下(包含6000元)

B、大区经理/公司经理级组,可申请4000元/次以下(包含4000元)

C、省区经理/公司经理级以下员工,可申请3000元/次以下(包含3000元)

6、因经常出差不能及时报销人员,需在借款后二个月内不得超过二个月,做一次回款报销。以方便财务管理费用情况。

三、交通工具的选择及报销标准

(一)大型公共交通工具

出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。乘坐交通工具的等级见下表:

副总经理级以上

总监级及大区总监以下

携带货品情况人员

备注

火车

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。

飞机

经济舱

经济舱

经济舱

乘船

二等舱位(含)及以下舱位,实报实销

乘三等舱位(含)及以下舱位

二等舱位(含)及以下舱位,实报实销

长途汽车

实报实销

实报实销

实报实销

总监级及大区总监以下员工乘坐火车时,在晚8时至次日晨7时期间乘车时间6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,可以按照副总经理级以上级别选择席次。公司所有员工经总经理/董事长特批,前往临近的市县不能乘坐出租车或包车等。外出参加各类珠宝展或会议的人员,按照公司规定的时间、行程统一购票乘坐指定的交通工具往返。员工乘坐飞机出差的审批执行标准(各个级别含享受同等待遇的人员)。非经总经理/执行董事长同意下情况下,发生超出下列标准的费用部分原则上由个人全额负担。携带商品长途出差的员工可乘坐航班前往目的地,返程同样以本制度标准执行定点购票:深圳总部、广东省分公司出行及返回机票由行政部统一订购,订票方式原则上统一为网上订购。未按标准乘坐(交通工具种类及等级),未达标不补差价,超标由员工承担。带货出差可区别对待,经审批后可报销机票、机场到目的地的出租车

(二)自带车辆

出于安全等因素的考虑,公司不鼓励自带车辆出差,如因特殊因素必须开车前往的,需在出差申请审批单上注明。

1、公司人员因公带车出差的,享受1元/公里的里程补贴。不再报销加油及过路和过桥费,公司人员在公司市内执行工作任务的,不享受里程补贴。

2、开车出差的住宿费按出差人员住宿报销标准处理

3、伙食费、差旅费补贴和其他费用按照50元/天规定执行,城际交通费和市内交通费不再报销。

注:同时要求使用车辆证件齐全,并车辆保险费用(包含三者险)都有购买。如果因车辆证件或保险等问题,发生交通事件时。公司不会承担任何责任及费用,所以发生责任都归当事人及车主。

四、出差人员报销标准

(一)出差住宿管理要求

1、出差人员住宿报销标准(元/天)

A级城市

B级城市

C级城市

总经理级

400

320

240

总监级/大区总监

350

280

220

经理级/大区经理

320

250

180

省区经理

300

230

170

1、地区分类标准:

A类地区:北京、上海、广州、深圳。

B类地区:除A类地区外的直辖市、各省会城市及杭州、青岛、大连、宁波、厦门、苏州、东莞、无锡、烟台、温州、珠海、扬州、汕头。

C类地区:上述城市以外的地级市。

D类地区:县级城市及以下。

2、如有特殊情况,需事前向股东代表或其授权人提出申请并经批准后,方可提高住宿标准,

3、公司职员以省区经理为标准执行

2、出差地区公司可以安排住宿的,原则上由公司统一安排住宿(标准:总监及以上人员为单人间,经理级人员为2人/间,其他人员为4-6人/间),不得在酒店住宿。

3、员工到亲戚朋友所在地出差,不住酒店的,奖励50元/天,不再报销住宿费。

4、出差地区有公司定点协议酒店的,必须在公司定点协议酒店住宿,在标准内凭票据实报销,否则不予报销。

5、出差地区无公司定点协议酒店的,员工可以自行按照职务级别的住宿费标准选择住宿,并在标准内凭票据实报销。

6、定点协议酒店以行政部通知的规定为准。

7、员工出差,同性别的二人必须合住,住宿费标准以级别高者为准。两同性别员工从它地前往相同地点出差汇合期间,也须合住而不得分开报销同一时间地点的住宿费。

8、员工按照公司的委派去外地参加学习、培训或进修的,对由公司或接待单位统一安排食宿的,无论时间长短,员工均不能报销任何出差补贴;公司或接待单位没有安排的,给予出差补贴。

(二)补助费用及天数管理

1、出差补助统一标准:包括餐补及异地市内交通(不含驻勤人员)

A级城市所有人员100元/天,其它城市都80元/天,不再报销当地市内打车(专车及滴滴等)及公交费用。

2、出差天数按出差的日历天数计算,以火车、飞机、长途汽车或轮船票的实际出发、到达时间为准,按以下标准计算:

出发:中午14点以前出发为一天,得全天补助费用,超过出发时间不付当天补助。

返回:中午16点以后返回为一天,得全天补助费用,超过返回时间前不付当天补助。

3、当日不能返回的出差,出差补贴天数计算方法:原则上,出发及返回合计1天,其他按正常天数计算。如早上9:00前(车票时间)出差,且晚上20:00(到点时间)后返回的,则计2天。

4、当日往返的出差,报销往返车费、一天出差补贴。

5、员工出差参加各类会议并交纳会务费的,不报销出差补贴、外出参观活动的相关费用等。会议通知安排住宿的,不报销会议期间的住宿费用。员工报销会务费用时须递交会议通知书。

6、从机场、高铁站到出差目的地,原则上乘坐机场大巴、公交、地铁,不得乘坐的士,因工作需要的,可经执行董事或总经理批准后乘坐。此项费用单独报销,不列入出差补贴范围。

7、出差补贴按定额包干原则处理,按出差天数核发。

8、特殊时间段,因到达出差地超过晚21.00后—早上6.00前时,可打出租车或其它必要车,公司给于报销费用处理。

五、 驻勤补助标准

1、公司驻勤人员,报销住宿费(按临时出差标准进行)或由驻勤点公司统一安排住宿。如在驻勤当地工作,不享受其他补助;如离开驻勤地出差到外地(不含原出发地,如从深圳派出到外地驻勤的人员返回深圳,不计出差),参考临时出差标准执行。

2、驻勤时间超过3个月者,每3个月凭票按级别标准报销往返路费(属地-驻地)一次。

3、驻勤人员,如住宿在亲戚朋友家,则不再安排住宿及报销住宿费用,公司补助员工500元/月。

六、退改签规定

1、所有机票订购一经确认出票,不得随意变更或退票,廉价航空机票不退不改;所有高铁的退改签按照国家铁路总公司规定执行,若因个人原因导致退改签或新购费用,所产生的一切费用由个人承担。

2、因公(如公司安排开会等)导致机票或高铁票需退/改期/新购机票的,申请人/乘机人需填写《退改签申请表》,(由行政部提供),由直接上级、执行董事或其授权人审批后执行(可经过微信系统审批),费用由公司承担。

3、遇到天气、机场、航空公司原因而致使后段航班延误时,申请人/乘机人需及时通知订票人对后段航班进行改期处理,或事前与订票人沟通确认后,自行在机场柜台改期,产生的费用可凭票报销。

七、出差费用报销程序及原则

1、出差者回公司后应在第一个工作日内及时向审核人汇报,审核人应在《出差申请单》中对出差目标达成情况填写评估意见。

2、员工出差回到公司后5个工作日内,必须按照财务部费用报销单填制的规定分类整理粘贴各类报销票据,核实金额,并按相应报销流程报销出差费用。

3、 员工如不能在规定时间内报销出差费用,必须有合理的说明理由并提供上一级领导的证明,否则在一个工作年度内出差时不予事先借支任何差旅费用。对当月发生的差旅费用,员工如果不能在次月发工资日3天前报销销账的,财务部可在不通知其本人的情况下从其工资中扣除差旅费借支款。

4、出差人员报销时除提供真实合法有效的票据(原件)以外,还需附有《出差申请书》原件,及运营人员《出差报告》否则,不予报销。

5、差旅费报销时,报销的各类原始单据必须是真实合法有效的,票据须完整无损,票据上注明具体信息(如住宿发票应注明:公司全称、起止日期、开票时间、住宿金额、开票单位签章),同时住宿发票一定要打印住宿清单,否则不予以报销。各类票据一旦遗失不再另补。原始单据要分类粘贴,分类计算报销金额

6、出差期间,话费不得列入住宿费用中合报。员工未经财务部事先核准,不得购买任何类型的电话磁卡、充值卡、含充值手机费等报销。也不得报销在酒店住宿期间与出差业务无关的费用,如个人洗衣费、私人酒店消费等各项费用。

7、员工因出差期间必须因故就近回家处理家务等,必须事前征得审核人与审批人批准并按照事假处理,且原则上不能超过3天。员工出差回公司后,必须提供回家往返的车船票等,办理请假核准手续交人事行政部,其相关费用全部由个人自理。员工如果擅自回家办理私事一律按照旷工处理。

8、费用报销时必须按时间顺序、出差时间和费用类别分别填列,不得混合报销;不同地方的出差不能平均计算报销,不同时间发生的住宿费也不能平均计算报销,以上均须按差旅费标准严格控制。

9、一人同时兼任几个职位的,以最高职位标准报销。

10、出差人员须按实际情况报销差旅费,不得虚报或假报差旅费用,否则,一经发现,视为严重违反公司规章制度,除当次差旅费用不予报销外,同时处以当次报销差旅费金额2倍的罚款直至无条件解除劳动合同。

11、出差过程中因工作需要需进行宴请、送礼等,应前申请上一级管理者,经批准后才可实施,按交际费用或其他费用开支,不作为差旅费用报销

阅后签字:

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