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文章导读: Excel中的“宏”功能,可以将一连串的操作自动化。使用宏功能,可以在短 短数秒内完成手动需1天时间的重复作业。今天职场君给大家解读看似复杂的“宏操作”。 使用宏来更改大量的表的设计,非常有效。手动操作时需挨……各位看官请向下阅读:

Excel中的“宏”功能,可以将一连串的操作自动化。使用宏功能,可以在短 短数秒内完成手动需1天时间的重复作业。今天职场君给大家解读看似复杂的“宏操作”。

使用宏来更改大量的表的设计,非常有效。手动操作时需挨个更改各 个表的格式,调整单元格宽度和高度,添加下划线等,无论有多少时间都不够 用,如果使用宏功能,几秒便可完成。如果仅更改1个或2个表的设计,选择手动 操作一点点来也没关系,但如果有10、20个表之多的话,使用“宏”功能更有 效、准确。

使用Excel的宏功能,对上图中表的格式进行更改操作,仅几秒便可完成。手动操作至少需要几分钟。除 此之外,统计分散在多个工作簿中的数据、从大量数据中抽取出必要的信息等操作也是宏功能所擅长的领域。

使用Excel的机会越多,宏功能所带来的好处越大。在有限的时间里,对于 至今仍通过加班来提高业务成绩的人来说,通过学习宏功能,可以得到巨大的好处,大到甚至可以达到改变自己可以自由分配使用的人生时间的程度。这一点都 不夸张。通过将烦琐单调的作业交给宏功能,可以将更多的时间用于分析重要数据、市场调查和销售战略等。

将“自己的喜好”设置为自动化

宏将“Excel的操作顺序记录为程序·文本,通过按顺序执行自动完成一系列 操作”。下图为进行以下一系列5个操作的宏的记录示例。

⿟ 将所有表格的字体设为“宋体”

⿟ 字号设为“11”

⿟ 将所有表格的数据字体设为“Arial”

⿟ 设表的行高为“18”

⿟ 设第一列(A列)的单元格宽为“3”

宏的记述例及执行方法

记录下宏执行内容的程序·文本。Excel有[录制宏]功能,可自动将实际操作内容记录为程序·文本。宏的语法接近英语,看上图大概可以了解它的处理内容。执行该宏,可以同时进行5项操作。

另外,Excel中有自动将实际操作过程记录为宏的[录制宏]功能。使用这个功能,不需要自己动手写程序文本。只需要记录下平时的操作,便会自动处理。

Excel的宏,无法在默认状态下使用。使用宏时,首先需要在功能区添加[开发工具]项。按以下顺序操作。

Step01

Step02

用[录制宏]功能制作宏

准备好后,记录宏并执行。制作新工作簿,点击[开发工具]下的[录制宏]。出现[录制宏]对话框 1 ,输入 [宏名](随后要执行的一系列操作) 2 ,点击[确定] 3 ,至此完成了记录操作的准备工作。 执行记录好的一系列操作 4 ,最后点击[停止记录] 5 ,完成。

点击[开发工具]→[录制宏],宏会将之后的操作顺 序记录为程序·文本。操作完成后,点击[停止 录制]。

该例中,在[宏名]中输入“宏1”,点击[录制宏]对话框中的[确定],进行以下 一系列操作。

①点击表左上的选择全部单元格键,选择所有单元格

②字体变更为“宋体”、“11”

③字体变更为“Arial”、“11”

④点击[开始]下的[格式]→[行高],设置行高为“18”

⑤选定全部A列,点击[开始]下的[格式]→[列宽],设置列宽为“3”

上述5项操作完成后,点击[停止录制]。至此宏的制作完成。以后,要进行这 5项操作时,用下页中记述的方法执行“宏1”即可自动执行。

执行记录好的宏

执行记录好的宏时,点击[开发工具]下的[宏],打开[宏]对话框。显示宏一览 表,选择要执行的宏,点击[执行]。执行记录在宏中的一系列操作。例如,在新 表中执行前页中所记“宏1”,可以快速更改该表的字体、行高、A列列宽等。

Step01

Step02

Tips

将宏添加至快速访问工具栏内

我们还可以将制好的宏添加到快速访问工具栏内。添加到快速访问工具栏内后,可一键轻松执行一系列操作。常用的宏请务必添加至此。另外,添加进去后会自动为其分配Alt系快捷键,也可以通过键盘快 速执行操作。 通过以下操作将宏添加入快速访问工具栏。

保存好的宏用于其他工作簿

制作有宏的工作簿(Excel文件)的保存方法应与普通工作簿区别开来。使用 [另存为]等,指定[文件类型]为[Excel启用宏的工作簿]再进行保存。 以此文件类型保存的工作簿扩展名为“xlsm”。同时,工作簿的图标也和普 通工作簿不同,可明确看出是含宏的工作簿。

另外,Excel中根据“宏的用法”(希望如何使用),对宏有下述3种不同的保 存方法。

宏的保存方法

这样,在Excel中,根据宏的目的和用途,选择恰当的方式保存宏。

向希望更上一层楼的你推荐的功能

Excel的宏,并不是一项仅能把手动操作整理成自动化的功能。使用宏,还可 以进行自动切换根据单元格的值和日期、公式结果等执行处理的内容的“条件分 歧处理”,和多次重复相同操作的“重复处理(分组处理)”。例如,可轻松实现 隔行重复进行特定处理100次(总计200行)等操作。

同时,灵活运用可自行指定处理对象的“配列”,可以将“为利润、销售 额、费用3项的任一项列添加背景色”等只使用[录制宏]功能无法实现自动化的复 杂处理自动化。

这些功能非常强大,能够熟练组合应用的话,可以在几秒之内完成“将记 录在特定文件夹内的多个工作簿中的销售额数据,统计到一个工作簿中”的复杂 操作。而且,计算无误。不存在人工计算时容易出现的“粗心错误”。无论处理 对象如何增加,都可以正确且快速进行相同操作。这就是将“复杂的操作交给 Excel”最大的好处之一。

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