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文章导读:财会[2020]6号 《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确规定: 单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。 《关于在新办纳税人……各位看官请向下阅读:

财会[2020]6号 《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确规定:

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(国家税务总局公告2020年第22号)规定:纳税人以电子发票(含电子专票和电子普票)报销入账归档的,按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)的规定执行。

2、存档到底需要存什么?

保存打印该纸质件的电子会计凭证。

通俗来说就是从销售方开票系统开具出来的电子发票的源文件,目前电子发票原件只有两种文件格式:pdf格式和ofd格式。

3、目前存档的方式有哪几类?

已建立电子档案管理系统的单位:

这种企业多数都已经采用了无纸化报销流程,可以通过企业的无纸化报销系统,并按《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)建立电子档案管理系统的单位可以通过报销系统进行归集和存档。

未建立电子档案管理系统的单位:

这类企业在处理电子发票报销的时候,大多都是采用打印报销的方式进行报销,按照规定这类单位需要企业参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)对电子发票原件进行存档管理,这类企业往往就需要财务部门自己想办法解决。对于电子发票打印报销,除了要解决电子发票存档的问题,还需要解决重复打印报销以及发票真伪验证的问题,而最常见的方式就是Excel台账加财务自己建立文件夹存储电子发票原件的方式。

4、常用的存档方式的问题

常用的文件夹存储方式主要存在几个问题:

①整理审核难:原件分散在报销人员手上,在报销时需要传给财务,通常以邮箱或者微信等方式发给财务,财务下载并逐一打开确认是否合规,然后规范命名并下载到指定目录。

②查询检索麻烦:需要找某张发票时,只能先通过报销台账(手工登记的Excel台账)查找报销记录,然后再逐级打开对应的电子发票存档目录进行搜索查找。

③文件夹存储不安全:电子设备随时可能坏掉,复杂的办公室局域网网络环境随时都可能侵入木马病毒,辛苦存储的电子档案就会灰飞烟灭。

面对堆叠如山的电子发票打印报销件,如此的存档再加上电子发票的查重和真伪查验,大概财务人员都会崩溃吧。

当然,你可以这样做:

使用【票总管发票管理系统】轻松解决发票管理难题。系统配备发票专用扫描仪,支持批量扫描纸质发票或导入电子发票原件。

对于纸质发票,票总管对接权威查验平台,在扫描过程中自动对发票进行分类,还支持审核、查验、查重等系列合规检测,快速采集发票明细,生成发票影像,一键归档存储,建立电子发票归档检索数据库。财务需要查找某张发票时,可在数据库根据发票类型、抬头等关键词检索打印发票影像。

不仅如此,财务还可以根据需求自定义导出发票台账表、增值税抵扣认证表等,不仅有效解决了发票检索难问题,还降低了财务建账压力。

票总管拥有强大的线上报销功能,支持报销全流程线上化。

员工可使用“票总管APP”随时随地线上提交报销发票,系统自动生成报销单及报销明细表,提交至财务,财务通过员工提交的报销发票原件与提交的报销单进行比对,审核报销发票金额是否一致,发票是否缺失等,实现智能发票审核。

发票管理是企业财务管理的重要组成部分,除严格执行国家政策法规外,企业还应该根据自身的实际情况,转变思想认识,建立健全的发票管理体系,努力提高发票管理效率。

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