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文章导读:评论回复关键词【学一招】,一次性 Get 学一招合集!助你成为高效职场人! 在年中汇报中,数据汇报一定是少不了的一环! 这个时候 Excel 里的「折线图」可就得派上大用场啦~ 毕竟没有领导喜欢看一堆又一……各位看官请向下阅读:

评论回复关键词【学一招】,一次性 Get 学一招合集!助你成为高效职场人!

在年中汇报中,数据汇报一定是少不了的一环!

这个时候 Excel 里的「折线图」可就得派上大用场啦~

毕竟没有领导喜欢看一堆又一堆的数字……

常规的数据汇报中,我们需要:

回顾上半年的销量情况,

预测下半年的销量走势,

有时还要凸显最大值或最小值!

而这些,折线图都能帮我们做到~

通过线条的虚实和数据点颜色的变化,我们就能轻松在同一条折线上体现:

上半年实际完成值——蓝色实线;

下半年预测完成值——蓝色虚线;

全年度下限完成值——红色数据点。

这种图表看起来是不是又清晰又高级!

想学的同学快上车,手把手教你!

01

分段法

以销售额汇报为例,我们选中月份和数据,点击【插入】选项卡,在图表区域中选择【带数据标记的折线图】。

这个时候会看到系统默认的折线图,颜值一般般,没有太多亮点:

没 si 儿,我们可以一段一段选中线条,分段来美化!

右键单击【设置数据系列格式】,即可分别设置【线条】和【标记】的颜色、宽度和线型。

设置「完成值」线条格式。

这里为整条折线设置了参数,可以参考一下,不用 1:1 复制哈~

宽度:1.25磅纯色填充:深蓝色(RGB=0,81,108)数据标记类型:内置大小:7,深蓝色边框:无线条

设置「预测值」线条格式。

依次选中 19 年的 3 段线条,设置为 1.25 磅的绿色虚线;

依次选中 19 年的 3 个数据点,设置为白色填充,绿色边框,大小为 7 的实心圆。

设置「最值」数据点格式。

选中【最小值】,标记填充为红色,实心,大小 10,无边框;

选中【最大值】,标记填充为绿色,实心,大小 10,无边框。

这样我们的折线图就搞定啦!

操作上并没有难度,但弊端显而易见:

❶ 每次只能一小段或一个点选中,无法一次性选择特定的数据区间;

❷ 如果要更改数据源,折线图格式不会动态变化,重新设置特别耗时。

有没有更方便、一劳永逸的方法呢?我们接着往下看——

02

数据构建法

首先处理源数据,添加辅助行,求出最大值和最小值。

将销售额拆分为 18 年的「实际值」,和 19 年的「预测值」。

(注意在交界的 12 月都要有数据,不然折线会断层)

求最大、最小值的步骤如下。

先看看动图:

动图看不懂?没瓜系,小 E 帮你解释解释~

在辅助行「最大值」单元格 B9 中输入公式:

=IF(B7=MAX($B$7:$M$7),B7,NA())

即用 IF 函数来判断,如果 B7 等于第 7 行数据区域的最大值,则返回 B7 的值,否则返回错误值 #N/A,向右复制到单元格 M9,只显示最大值。

同理,在辅助行「最小值」单元格 B10 中输入公式:

=IF(B7=MIN($B$7:$M$7),B7,NA())

即向右复制到单元格 M10,只显示最小值,其他数据返回错误值 #N/A

小知识点:在图表绘制中,错误值 #N/A 只起到占位作用,并不会显示。

源数据处理好后,就可以生成折线图啦~

选中数据区域 A5:P10,插入【带数据标记的折线图】即可。

现在一条折线包含了四个数据系列,生成图表时会自动形成颜色区分;

且各系列相互独立,便于快速设置格式!

以「预测值」为例:

直接选中整个数据系列,就能进行线条和标记的设置~

比之前一小段一小段,一个点一个点来设置格式、美化折线图,效率提高好几倍!

最后,对图表元素进行增减调整,让我们的图表颜值再上一层楼!

除纵坐标轴;

加数据标签、标题、单位;

整网格线颜色粗细、图例位置、默认字体。

最终效果图如下:

更改数据源,最值也会随之变化,免去来回调整格式,省时又省力!

03

小结

今天的文章有点长,给看到最后的同学点个赞!

虽然技巧看起来又长又复杂,其实核心点只有 2 个:

❶ 通过辅助列重新构建数据;

❷ 通过公式自动识别最值。

OK,下课!

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