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文章导读:Excel不仅仅只是一个数据录入工具,而是非常强大的数据处理工具,而Excel中针对数据处理有一套自己的规则,按照他的规则去做,虽然在录入数据时可能会稍微麻烦点,但却能给我们以后的数据处理提供很大的便利,只要……各位看官请向下阅读:

Excel不仅仅只是一个数据录入工具,而是非常强大的数据处理工具,而Excel中针对数据处理有一套自己的规则,按照他的规则去做,虽然在录入数据时可能会稍微麻烦点,但却能给我们以后的数据处理提供很大的便利,只要配合简单的技巧及函数,就能轻松完成各种统计汇总。请看下面的一张表格:

可能很多人再做报表的时候都会采用上面的格式,但是这种表格在做各种计算及筛选的时候就会很麻烦。下面我就给大家介绍一下数据规范化的10条建议,让你做出规范的数据表。

1.不要合并单元格

合并单元格给公式的拖拽,排序等操作带来意想不到的麻烦。

2.合计放在第二行

大部分表格将合计放在了最后一行,我的建议是放在2行(针对数据源,表格不加大标题,第一行为标题行),这样做的好处在于可以使用统一的sum公式(从3到1048576)。另外数据透视表的辅助公式,建议放在表格的左边,因为透视表的宽度有可能发生大幅度的变化,导致右边的公式被覆盖,放在左边就不会有问题了。

3.内容统一

列数据一个表头,若干数据,确保结构统一。比如一个学校的表格,班级列,一会儿用“二班”,一会儿又变成“2班”,搞到后面会晕死的。统一的数据可以使用筛选,分类汇总等功能获得带有小计的表格,但不要在制表的时候仿照它的样式,把"小计"插在表格的中间位置,这种东西最终会把表格的使用者给害了。同时在字与字之间及每一个字前后都不要有空格,即信息库中所有填写内容都不要有空格,更不能出现无规律的中英文标点符号混在(全角字符和半角字符)。

4.严格遵守时间、日期格式的输入规范,有时候时间格式参与运算,规范化很重要。

5.“只输入一次”原则

数据只输入一次,需要的时候使用函数(如VlOOKUP)对其引用,而不是再次输入相同的内容。

6.仅用颜色来区分数据,必须避免

修改单元格颜色,仅仅是辅助标记,但你想指望颜色来对数据进行处理,必须掌握vba才能实现。这会把简单的问题弄复杂,即便求助也不见得有人搭理,当然了,在表格里面使用不同的颜色,还是许可的。

7.用公式进行拖拽,可以避免出错

规范化的表格,公式应该由拖拽形成,量越大,对此操作的要求越高,否则极易出错。这就要求正确设置相对引用、绝对引用、混合引用。完全由拖拽现成的公式组,你只要有2个数据计算是正确的,即可确保全部结果都正确。遇到过公式掌握欠佳的同事,公式是单独输入的(实际上可做成拖拽输入),两个不同的表,数据完全相同,可结果就是错的。

8.改变“一日一表”的习惯

一个月31天,就在一个xls文件内建立31张工作表,初学者很容易出现这种问题,这是大忌。EXCEL有个好东西叫做“数据透视表”,使用他可以很容易的进行汇总,但是如果你是“一日一表”,那就只能慢慢先合并了。

9.不同属性的数据不要放在一个单元格。

不同属性的数据合起来非常容易,使用&连接就可以了,但分开就困难的多。比如:单位:20元/斤,把它分到4个单元格当中:20 元 / 斤。

10.使用统一的表格样式

比如各部门的考勤计划表,由人资设计下发,各部门填写完成后收回,对于统一的样式,可以方便的合并,集中处理。同时,对于其他部门统一下发的表格,我们不能对表格结果做任何更改。

最后还要提醒大家避免引用其它工作表的数据,这条应该不能算做规范,但是由此引发的问题是有的,比如把工作表发给别人,打开的时候总会提问是否更新,这些都让人不爽。根据上面的规则对开头的表格进行整理如下:

原来的合计项我们可以通过分类汇总或者数据透视表轻松得到,如图:

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